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Annexe : Inventaire alphabétique des taches |
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| SEPTEMBRE
N-1 ET NOVENBRE N-1 |
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- Constituer le Comité Organisateur |
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| - Affilier l'association à FFE et ouvrir compte
" ORGANISATEUR " A FFECOMPET |
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| - Inscrire le concours auprès du C.R.E. pour proposer
dates du concours et types d'épreuves |
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| - Etablir un budget prévisionnel |
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| - Envoyer les demandes de subventions |
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| - Avant le 30 novembre, inscrire le concours sur le
site FFECOMPET |
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S-20 |
- Tracer les circuits |
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- Déterminer le terrain de concours |
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| - Déterminer le terrain contrôle vétérinaire |
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| - Achat du règlement endurance aux éditions
LAVAUZELLE |
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S-15 |
- Contact avec les propriétaires de terrains privés
– O.N.F. – Parc naturel – Mairies |
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S-14 |
- Demande écrite de l'autorisation de passage aux
mairies |
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| S-13 |
- Vérification des circuits par des cavaliers pour
validation technique |
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| S-12 |
- Consulter diverses compagnies d'assurances pour
devis |
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- Souscrire un contrat d'assurance R.C |
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| - Demande d'autorisation à la préfecture
(obligatoire) |
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| - Envoyer un courrier à la gendarmerie ou police pour
présenter le concours |
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| - Envoyer l' avant programme du concours au CRE |
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| S-10 |
- Lancer plan de communication (presse, radios ....) |
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- Engager recherches des sponsors partenaires |
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| - Réserver les moyens humains et les
bénévoles : service de secours, vétérinaires, jury, cibistes, maréchal ferrant,
motards, animateur sono, chronométreurs, informaticien... |
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| - Réserver les moyens techniques: podium, dossards,
banderoles, drapeaux, informatique, sono, photocopieur, horloges, chronos, tableau
d'affichage, barrières de sécurité, balisage, abris, chapiteau, poubelles, bloc
sanitaire, matériel pour la buvette/restauration, prises EDF, groupe électrogène, (si
buvette : demade d'autorisation a la mairie) |
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| S-06 |
- Recontacter les sponsors partenaires pour finaliser
les accords |
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| S-04 |
- Vérifier avancement des dossiers de subventions |
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- Recontacter la presse, les radios, télévision
régionale ....... |
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| - Récupérer les cartes "suivi
vétérinaire" auprès de votre C.R.E. |
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| - Répartir les taches des bénévoles |
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| - Préparer les documents administratifs (fiches
chrono, V.G. ...) |
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fiche récap vétérinaire |
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fiche récap entrée vet-gate |
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fiche récap sortie vet-gate |
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fiche récap départ |
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fiche récap arrivée |
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fiche navette |
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| - Préparer les carnets de route (road book-
assistance) |
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| - Poster avant programme au Président de Jury et au
Président du Pool Vétérinaires |
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| - Poster les invitations au Directeur des HARAS –
Président du C.R.E.- aux Elus et aux sponsors partenaires |
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| - Vérification de l'état des lieux des circuits |
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| - Travaux lourds sur circuits (couper branches .....) |
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| S-02 |
- Récupérer l'autorisation préfectorale
(impératif) |
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| S-01 |
- Réunion du Comité Organisateur et des responsables
des groupes de bénévoles |
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- Pré balisage |
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| - Préparation du terrain de concours et des parkings |
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| - Préparation des pochettes cavaliers |
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| - Contacts avec les journalistes : presse, radios,
télé ....... |
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| - Contacts téléphoniques avec le jury, les
vétérinaires, les secours, les cibistes, les motards |
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| - Pose d'affiches annonçant le concours |
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| - Récupérer et vérifier les moyens techniques
– dossards – chronos – sono .... |
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| - Récupérer ou acheter les lots, les coupes ... |
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| - Achat des produits pour la buvette/restauration |
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| - Préparer les moyens administratifs : tableau pour
chrono, fiches V.G. – cartes vétérinaires - papeterie ( papiers.stylos....... ) |
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| J-4 |
- Récupérer les listes des engagés sur FFECOMPET (pack organisteur) + la
liste des forfaits et des rattrapages |
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- Remplir les cartes de "suivi
vétérinaire" pour chaque couple cavalier/cheval |
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| J-1 |
- Si météo favorable et alors, prévoir gardiennage |
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- Mise en place des moyens techniques de sécurité |
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| - Montage des moyens techniques d'organisation |
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terrain de contrôle |
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buvette |
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banderoles |
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barrières de sécurité |
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prises d'eau |
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prises de 220V |
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podium, abris, sanitaires, poubelles |
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tableau d'affichage |
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matérialiser ligne de départ et d'arrivée |
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sécurité ligne d’arrivée CEN |
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accueil du Jury |
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accueil des premiers cavaliers |
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vérification des documents administratifs |
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mise en place du point accueil |
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| Si météo défavorable, ces travaux seront à
faire tôt le matin du concours |
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| J-0 |
DEBUT DE MATINEE avant le début du
concours |
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- Vérification de la mise ne place des
moyens de sécurité
- Pose des panneaux de signalisations le long des routes
- Vérification des circuits et balisages par les motards
- Ouverture du point accueil : remise des pochettes et dossards aux cavaliers
- Mise en place des moyens : secours, cibistes, chronométreurs, maréchal ferrant,
vétérinaires .......
- Accueil et orientation des véhicules, gestion des parkings
- Affichage sur le tableau
- Réunion organisateur, jury, vétérinaires
- Ouvrir les points d'eau
- Mise en place de l'informatique et des chronos
- Mise en place de l’animateur sono (lui fournir un maximum de renseignements) |
| PENDANT LE CONCOURS |
- Veiller à la sécurité et au bon
déroulement du concours
- Accueil des invités : photographes, journalistes, sponsors partenaires
- Accueil du public
- Veiller à la propreté du terrain et des sanitaires
- Veiller à la restauration des bénévoles, vétérinaires .....
- Préparer la remise des prix |
| FIN DE CONCOURS |
- Récupérer les dossards
- Remise des prix
- Remercier les bénévoles
- Récupérer les moyens techniques et panneaux sur les routes
- Offrir si possible "le pot de l'amitié"
- Réunion organisateur, jury, vétérinaires
- Faxer les résultats à la presse |
| J+1 |
- Terrain de concours : démontage –
nettoyage |
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- Débalisage des circuits |
| - Transmettre les résultats à FFECOMPET
et en même temps demander à FFECOMPET le reversement des engagements sur le compte
bancaire de l'organisateur (joindre à chaque fois un RIB: obligatoire) |
| - Adresser courrier de remerciement aux
officiels, sponsors partenaires |
| - Archiver résultats, photos, coupures de
presse, avant programme, affiches et divers documents |
| - Lister les problèmes à résoudre pour
le prochain concours |
| J+++ |
Vérifier que le reversement du compte
organisateur FFE COMPET (engagements + prime des haras pour la N*) ait BIEN été
effectué sur le compte courant bancaire de l'organisateur |
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Vérifier que les résultats affichés sur
le site soient conformes à l'envoi de l'organisateur |
